Bedienungshandbuch Verfahrensverzeichnis

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Inhaltsverzeichnis


Einleitung

Das Datenschutzgesetz (DSG NRW) hat die Aufgabe, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch die Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen (z.B. Kommunen und kommunale Einrichtungen) in unzulässiger Weise in seinem Recht beeinträchtigt wird und dass er selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner Daten bestimmen kann (informationelles Selbstbestimmungsrecht). Im § 3 DSG wird festgelegt, was personenbezogene Daten sind und im § 4 wird definiert, dass die Verarbeitung dieser Daten nur zulässig ist, wenn

  • dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift sie erlaubt oder
  • die betroffene Person eingewilligt hat.

Weiter legt das DSG im § 8 fest, dass jede datenverarbeitende Stelle, die für den Einsatz eines Verfahrens zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist, ein Verfahrensverzeichnis (mit verbindlich festgelegten Angaben) für den behördlichen Datenschutzbeauftragten (bDSB) zu führen hat. Die Anwendung „Verfahrensverzeichnis“ dient dem KRZN, seinen angeschlossenen Kommunen und externen Kunden (behördl. Datenschutzbeauftragte) dazu, das vorgeschriebene „Verfahrensverzeichnis“ zu führen (einschließlich Datenerfassung, fortlaufende Aktualisierung, Datenausdruck und der evtl. Auskunftserteilung gegenüber dem Bürger).

Erste Schritte

In diesem Kapitel erfahren Sie, was Sie für die Bedienung des elektronischen Verfahrensverzeichnisses benötigen, wie Sie sich am System An- und Abmelden, wie die Berechtigungsstruktur in der Anwendung gegliedert ist, wie Sie mit der Einstiegsseite - dem Dashboard - arbeiten und wo Sie Hilfe für die Bedienung der Anwendung erhalten.

Systemvoraussetzungen

Das elektronische Verfahrensverzeichnis ist eine browserbasierende Anwendung. Um es zu bedienen, benötigen Sie einen Standard-Arbeitsplatzrechner (Desktop-PC/Notebook) mit freiem Zugang zum Internet. Auch Tablet-PCs sind - sofern sie über ein ausreichend großes Display verfügen - für das Arbeiten mit dem elektronischen Verfahrensverzeichnis geeignet. Die Bedienung erfolgt über einen aktuellen Web-Browser. Folgende Web-Browser werden empfohlen:

  • Internet Explorer (IE) ab Version 9
  • Mozilla Firefox ab Version 3
  • Google Chrome ab Version 12

Darüber hinaus wurde die Anwendung für die Nutzung mittels Internet Explorer 8 optimiert. Es bestehen allerdings geringfügige Einbußen hinsichtlich der Performance gegenüber den zuvor genannten Web-Browsern. Das Verfahren ist auch unter Safari und Opera lauffähig. Vollständige Systemtests beider Browser wurden allerdings nicht durchgeführt.

Für die Nutzung der Druckfunktion ist die Installation eines PDF-Readers an den Arbeitsplätzen notwendig.

Berechtigung

Die Berechtigungsstruktur - Wer darf was?

Auf Anwenderseite werden im elektronischen Verfahrensverzeichnis zwischen drei Berechtigungsstufen unterschieden:

  • Leser dürfen - wie der Name schon sagt - die Verfahren der Kommune nur lesen. Sie dürfen keine neuen Verfahren anlegen, bestehende bearbeiten, vorabkontrollieren oder gar löschen.
  • Autoren dürfen alles was ein Leser darf. Darüber hinaus können sie neue Verfahren anlegen oder von bestehenden Kopien erzeugen, nicht-vorabkontrollierte Dokumente bearbeiten oder diese auch löschen. Eine Besonderheit hat es mit den sog. Power-Autoren auf sich. Hierbei handelt es sich um eine Zusatzberechtigung, die einige Verwaltungen den Erfassern (Autoren) neuer Verfahren zubilligen. Diese dürfen den Eingabebereich "11. Vorabkontrolle" vorbefüllen. Selbstverständlich dürfen sie - wie normale Autoren auch - Verfahren nicht vorabkontrollieren, vorabkontrollierte Verfahren bearbeiten, wieder in Bearbeitung nehmen oder löschen. Die Berechtigung Power-Autor wird verwaltungsweit vergeben, d.h. entweder alle oder kein Autor hat diese Berechtigung inne. Es besteht nicht die Möglichkeit, einzelne Autoren mit dieser Berechtigung auszustatten und andere nicht.
  • Datenschutzbeauftragte dürfen alles was ein Autor darf. Darüber hinaus haben Sie das Recht, für Verfahren die Vorabkontrolle durchzuführen und den entsprechenden Eingabebereich in der Maske zu bearbeiten. Sie dürfen vorabkontrollierte Verfahren zwar nicht bearbeiten oder löschen - können die Vorabkontrolle jedoch zurücksetzen (das Dokument wieder "in Bearbeitung") nehmen und es dann bearbeiten oder ggf. Löschen.

In einer Folgeversion der Anwendung wird es noch das Berechtigungslevel Administrator geben, der Passwörter ändern, neue Benutzer anlegen, für bestehende Benutzer die Berechtigung ändern oder Benutzer löschen darf. Diese administrativen Aufgaben werden derzeit zentral durch das KRZN durchgeführt.

Benutzerregistrierung

Anmeldebereich auf der Startseite

Für die Arbeit mit dem elektronischen Verfahrensverzeichnis müssen Sie sich zunächst am System registrieren. Rufen Sie hierzu die Anwendung auf, indem Sie in der Adresszeile Ihres Browsers die URL www.evvz.de aufrufen. Es erscheint die Startseite mit dem Anmeldeberich. Sofern Sie noch nicht registriert sind, klicken Sie unter den Eingabefeldern auf den Link "Registrieren". In dem sich nun öffnenden Eingabeformular müssen Sie folgende Informationen hinterlegen:

Angaben zur Person

  • Vorname
  • Nachname
  • Telefonnummer (für Rückfragen)

Zugriffswunsch

  • Verwaltung (In diesem Auswahlfeld sind alle Verwaltungen mit einer gültigen Lizenz aufgeführt)
  • Berechtigungsebene (Auswahl zwischen Datenschutzbeauftragter, Autor oder Leser)
  • optional: Nachricht / Hinweis (freie Texteingabe für Hinweise an den KRZN-Mitarbeiter, der die Freischaltung des Benutzers durchführt)

Daten für Registrierung

  • Mailadresse
  • gewünschtes Kennwort bzw. Kennwortbestätigung

Nach dem Absenden geht Ihr Registrierungsantrag beim KRZN ein. Sobald die Registrierung durchgeführt wurde, erhalten Sie eine Mail und können sich nun mit Ihren Zugangsdaten (Benutzername = Vor & Nachname oder Mailadresse sowie Ihr selbst gewähltes Kennwort) unter www.evvz.de anmelden.

Kennwort zurücksetzen oder ändern

Kennwort zurücksetzen: Sofern Sie Ihr Kennwort vergessen haben sollten, können Sie dies ebenfalls auf der Anmeldeseite zurücksetzen. Klicken Sie dazu auf den Link "Kennwort zurücksetzen". Sie werden dann zur Eingabe Ihrer Mailadresse aufgefordert. Nach dem Absenden wird Ihnen eine Mail mit einem Link an diese Adresse zugestellt, der Sie auf eine Seite führt, auf der Sie durch zweimalige Eingabe ein neues Kennwort vergeben können. Diesen Link müssen Sie innerhalb von 10 Minuten anklicken, bevor er verfällt und die Zurücksetzung des Kennwortes abgebrochen wird. Ferner kann dieser Link nur ein einziges Mal aufgerufen werden. Nach erfolgreicher Kennwortzurücksetzung können Sie nun zur Anmeldeseite wechseln und sich mit dem neuen Kennwort einloggen.

Kennwort ändern: Wenn Sie Ihr Kennwort ändern möchten, müssen Sie sich zunächst am System anmelden. Ganz oben rechts finden Sie ein Feld, das Ihnen Ihren Benutzernamen und die Verwaltung, für die Sie tätig sind anzeigt. Durch Betätigung der rechts neben dem Feld befindlichen nach unten gerichteten Pfeilspitze können Sie dieses Feld öffnen und sich weitere Optionen anzeigen lassen. Durch einfaches Anklicken der Option "Kennwort ändern" gelangen Sie zur Änderungsmaske. Hier müssen Sie zunächst Ihr altes und dann zweimal das neue Kennwort eingeben. Sofort nach Anklicken des Bestätigungsbuttons ist Ihr neues Kennwort aktiv. Das alte Kennwort ist noch für weitere 48 Stunden ebenfalls aktiv.

An- & Abmeldung am System

Serverabmeldung

Um sich am System anzumelden, öffnen Sie die Anwendung, indem Sie in der Adresszeile Ihres Web-Browsers folgende Adresse eingeben: www.evvz.de. Es wird automatisch eine verschlüsselte Verbindung - eine sog. HTTPS-Verbindung, wie Sie sie vielleicht vom Online-Banking her kennen - zwischen dem Server im KRZN, auf dem die Anwendung liegt und Ihrem Web-Browser aufgebaut.

Anmeldung: Geben Sie nun im Anmeldebereich Ihren Benutzernamen (Vor- und Nachname oder Mailadresse) und Kennwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Anmelden". Nun befinden Sie sich auf der Startseite der Anwendung - dem Dashboard.

Abmeldung: Ganz oben rechts finden Sie ein Feld, das Ihnen Ihren Benutzernamen und die Verwaltung, für die Sie tätig sind anzeigt. Durch Betätigung der rechts neben dem Feld befindlichen nach unten gerichteten Pfeilspitze können Sie dieses Feld öffnen und sich weitere Optionen anzeigen lassen. Durch einfaches Anklicken der Option "Abmelden" verlassen Sie die Anwendung wieder. Sie finden dieses Feld an immer der gleichen Stelle in der Anwendung - egal, ob Sie sich auf dem Dashboard, dem Basisverfahren, dem Verfahrensverzeichnis der Kommune oder einem einzelnen Dokument befinden. Sie sollten die Anwendung immer über diesen Weg verlassen, da ein bloßes Öffnen einer anderen Webseite oder einfaches Schließen des Web-Browsers die Sitzung auf dem Server nicht immer ordnungsgemäß beendet.

Das Dashboard

Das Dashboard

Dashboard "(englisch für Armaturenbrett, Instrumententafel) bezeichnet im IT-Bereich eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form"[1]. Im elektronischen Verfahrensverzeichnis stellt es die Einstiegsseite nach erfolgreicher Anmeldung dar. Im oberen Bereich befinden sich zwei Elemente, die Sie überall in der Anwendung an der gleichen Stelle antreffen werden: das Menü "Inhalte" zum Navigieren, auf das weiter unten noch einzugehen sein wird und das Feld mit Ihrem Benutzernamen, über das Sie sich auch abmelden bzw. die Ansichtsart auf "Vollbildansicht" oder Normalansicht" wechseln können.

Der untere Bereich enthält vier weitere Blöcke mit folgenden Funktionen: Über den Bereich Meine Dokumente gelangen Sie zu Ihrer Hauptansicht, indem Sie einmal auf "Zur Hauptansicht" klicken. Welches Ihre Hauptansicht ist, hängt von Ihrem jeweiligen Berechtigungslevel ab: Leser gelangen in das Verfahrensverzeichnis ihrer Kommunen und sehen dort zunächst nur abgeschlossene (vorabkontrollierte) Verfahren. Neue Verfahren oder Verfahren, die sich in Bearbeitung befinden oder zur Prüfung beim Datenschutzbeauftragten liegen, sind ausgeblendet. Autoren erhalten eine gefilterte Ansicht mit Verfahren, die den Status "in Bearbeitung" haben. Datenschutzbeauftragten werden hier die Verfahren angezeigt, die ihm zur Prüfung vorliegen. Selbstverständlich können auch die ausgeblendeten Verfahren zur Anzeige gebracht werden. Lesen Sie hierzu das Kapitel Grundlegende Bedienelemente --> Ansichten (Basisverfahren & Verfahrensverzeichnis Kommune).

Im Bereich eVVz-News finden Sie aktuelle Informationen über Veränderungen, die an der Bedienung (nicht dem Inhalt!) des elektronischen Verfahrensverzeichnis in der letzten Zeit durchgeführt wurden. Hierbei kann es sich um die Beseitigung von Fehlern in der Anwendung oder neu geschaffene Bedienelemente handeln.

Der Bereich Aktionen ist für Sie nur dann von Interesse, wenn Sie für mehrere Mandanten arbeiten. Mandanten bezeichnet bei großen Kommunen verschiedene Verwaltungsbereiche (Abteilungen); es gibt aber auch den Fall, dass beispielsweise Datenschutzbeauftragte für mehrere Kommunen tätig sind oder eine Verwaltung Mitarbeitern einer anderen Verwaltung Lese- oder Autorenrechte auf das eigene Verfahrensverzeichnis einräumt. Da die Anwendung voll mandantenfähig ist, lassen sich all diese Szenarien abbilden. Für das System ist es dennoch unerlässlich zu "wissen", für welchen Mandanten Sie tätig sein wollen. Das können Sie über das Auswahlfeld im Bereich "Aktionen" tun. In der Regel werden Sie aber nur für einen Mandanten tätig sein und daher in diesem Feld nur eine einzige Auswahloption vorfinden.

Der Bereich Hilfe schließlich führt Sie zu diesem Bedienerhandbuch.

Das elektronische Verfahrensverzeichnis ist ein Anwendung innerhalb der KRZN-eigenen Produktfamilie "eGovernmentSuite", die ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein Contentmanagementsystem (CMS) und eine Workflow-Engine mit zahlreichen weiteren Modulen umfasst. Das elektronische Verfahrensverzeichnis ist die erste Anwendung der eGovernmentSuite, die vollständig über einen Web-Browser bedienbar ist. Weitere Module werden folgen und sich an das Design des elektronischen Verfahrensverzeichnisses anlehnen. Sie erhalten also hier einen Eindruck über die geplante Weiterentwicklung der KRZN-Softwareprodukte.

Hilfe & Tooltipps

Neben der Hilfe in diesem Bedienerhandbuch, dass die Anwendung zusammenfassend darstellt und die aus jedem Anwendungsbereich heraus über das Menü "Inhalte" erreichbar ist, stehen dem Benutzer an vielen Stellen innerhalb der Anwendung kontextbezogene Hilfestellungen zur Verfügung. Sie erkennen diese an einem in einem Kreis eingeschlossenen Fragezeichen: Tooltip.jpg Durch einfaches Klicken auf dieses Symbol wird Ihnen ein Fenster mit einem Hilfetext - ein sog. Tooltip angezeigt. Mittels gedrückter linker Maustaste auf die Titelleiste können Sie diesen Tooltip an eine beliebige Stelle auf Ihrem Arbeitsplatz verschieben und dennoch im Verfahren weiterarbeiten. Der Tooltip schließt sich erst durch einfaches Anklicken des X-Symbols im Tooltip oben rechts.

In der Feldhilfe werden die einzelnen Eingabebereiche beschrieben und Tipps zur Befüllung gegeben.

Grundlegende Bedienelemente

Das elektronische Verfahrensverzeichnis ist eine Anwendung mit ungewöhnlich vielen Eingabebereichen/Feldern und z.T. sehr vielen Dokumenten. Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, wurden Bedienungshilfen implementiert, die im Wesentlichen der Übersichtlichkeit dienen:

Das System "merkt" sich die von Ihnen zuletzt ausgewählte Darstellungsart. Wenn Sie das Dokument erneut aufrufen, finden Sie die Bereiche in der zuletzt eingestellten geöffneten oder geschlossenen Darstellungsweise.
Plus.jpg
Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass sich hier ein zugeklappter Seitenbereich befindet. Um sich den Inhalt dieses Bereiches anzeigen zu lassen, klicken Sie einmal auf dieses Symbol.
Minus.jpg
Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass sich hier ein Seitenbereich befindet, den Sie zum Zwecke einer besseren Übersichtlichkeit zuklappen können, um Platz für andere Bereiche zu schaffen. Durch einfachen Klick auf das Symbol schließen Sie diesen Bereich.
Pager.jpg
In Ansichten können maximal 50 Dokumente auf einer Seite angezeigt werden. Daher befindet sich am Kopf und Fuße einer jeden Ansicht dieses Symbol - ein sog. Pager, mit dem Sie sich weitere Ansichtsseiten mit jeweils 50 Verfahren anzeigen lassen können. Die Ansichtsseiten sind durchnummeriert. Die aktive Seite ist nicht unterstrichen. Die äußeren Pfeilspitzen führen Sie zur jeweils ersten (links) bzw. letzten (rechts) Ansichtsseite. Die inneren Pfeilspitzen führen Sie auf die nächste (rechts) bzw. vorherige (links) Ansichtsseite. Da wir uns in diesem Beispiel auf der 1. Seite befinden (nicht unterstrichen) sind die beiden linken Pfeilspitzen ausgegraut - also nicht auswählbar, weil sich keine weiteren Ansichtsseiten davor befinden.


Menü "Inhalte"

Das Menü "Inhalte"

Das Menü Inhalte befindet sich immer oben links auf der Seite - egal ob Sie sich auf dem Dashboard, dem Basisverfahren KRZN, dem Verfahrensverzeichnis Ihrer Kommune oder in einem geöffneten Dokument befinden. Es dient Ihnen im Wesentlichen zur Navigation innerhalb der Anwendung oder enthält Hilfsmittel, die überall in der Anwendung benötigt werden könnten. Durch einfaches Klicken auf die nach unten gerichtete Pfeilspitze rechts neben dem Schriftzug "Inhalte" öffnen Sie das Menü. Führen Sie nun die Markierung mit der Maus auf den gewünschten Menüpunkt und klicken erneut. Das Menü verfügt über fünf Optionen:

  • Über die Option Dashboard gelangen Sie immer zur Einstiegsseite zurück (siehe Kapitel Erste Schritte --> Das Dashboard).
  • Im Basisverfahren KRZN finden Sie eine mehrseitige Ansicht mit Verfahren, die seitens des KRZN angeboten und durch den Datenschutzbeauftragten des KRZN geprüft und vorabkontrolliert worden sind. Sie können dieses Verfahrensverzeichnis als Kopiervorlage für Ihr eigenes Verfahrensverzeichnis verwenden. Wie Sie Verfahren aus dem Basisverfahren in das Verfahrensverzeichnis Ihrer Verwaltung kopieren können, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Grundlegende Bedienelemente --> Ansichten (Basisverfahren & Verfahrensverzeichnis Kommune).
  • Das Verfahrensverzeichnis Kommune führt Sie in die Ansicht mit den Verfahren, die seitens Ihrer Kommune angelegt wurden sind. Wie Sie mit dieser Ansicht arbeiten, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Grundlegende Bedienelemente --> Ansichten (Basisverfahren & Verfahrensverzeichnis Kommune).
  • Mit der Option Datenschutzgesetz NRW gelangen Sie auf eine Internetseite, auf der sich der komplette Inhalt des Datenschutzgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen befindet.
  • Die Auswahl der Option Hilfe führt Sie zu diesem Bedienerhandbuch.


Aktionsleisten

Mit Hilfe von Aktionsbuttons führen Sie Programmbefehle aus. Welche Buttons Sie in Ihrer Aktionsleiste sehen, hängt von Ihrer Berechtigung ab. Aktionsleisten finden Sie in Ansichten und geöffneten Verfahren. Anders als beispielsweise beim Menü "Inhalte" sind die Aktionsleisten immer sichtbar, d.h. wenn Sie in einer Ansicht oder einem Verfahrensdokument nach ganz unten scrollen, bleibt die Aktionsleiste am oberen Rand des Arbeitsfensters sichtbar. So können Sie Aktionsbefehle auch am untersten Rand der Seite ausführen, ohne wieder nach ganz oben scrollen zu müssen. Wir unterscheiden zwischen "Ansichtsaktionen" in Ansichten und "Maskenaktionen" in geöffneten Verfahren.


Die Ansichtsaktionsleiste enthält je nach Berechtigung folgende Befehle:

Die Ansichtsaktionen
  • Neues Verfahren anlegen: Klicken Sie diesen Aktionsbutton an, um die Maske für die Eingabe eines komplett neuen Verfahrens aufzurufen. Anders als bei kopierten Verfahren ist keines der Felder ausgefüllt. Die Maske ist leer. Dieser Befehl steht nur Autoren und Datenschutzbeauftragten zur Verfügung.
  • Wählen Sie Verfahren kopieren, um von einem oder mehreren Verfahren eine Kopie zu erzeugen. Dazu müssen in der Ansicht die zu kopierenden Verfahren mit einem Häkchen aktiviert sein. Kopierte Verfahren erhalten den Status "neu" und werden nur bei eingeschaltetem Filter "Alle" oder "Neu" angezeigt. Hilfestellung zur Verwendung der Filterfunktion entnehmen Sie bitte dem Kapitel Ansichten. Dieser Befehl kann nur von Autoren und Datenschutzbeauftragten ausgeführt werden. Er steht in der Ansicht "Basisverfahren KRZN" und "Verfahrensverzeichnis Kommune" zur Verfügung. Wird er aus dem Basisverfahren KRZN heraus ausgeführt, landet die Kopie im Verfahrensverzeichnis der Kommune mit dem Status "neu" und einigen automatisch generierten Zusätzen in Verfahrenskennzeichen und -bezeichnung (z.B. "Kopie von...").
  • Der Aktionsbefehl Verfahren abschließen kann nur vom Datenschutzbeauftragten ausgewählt werden. Mit dieser Aktion erhält das Verfahren den Status "abgeschlossen" und kann von niemandem - auch nicht vom Datenschutzbeauftragten selber mehr bearbeitet werden. Es handelt sich um Verfahren, bei denen die Vorabkontrolle erfolgreich abgeschlossen wurde. Um die Aktion ausführen zu können, muss mindestens ein Dokument in der Ansicht ausgewählt sein.
  • Die Aktion Dem DschB vorlegen kann nur von Autoren und Datenschutzbeauftragten ausgewählt werden. Sobald ein Verfahren durch den Autoren vollständig erfasst wurde und nun durch den Datenschutz vorabkontrolliert werden soll, kommt diese Aktion zum Einsatz. Im Hintergrund wird nun automatisiert eine Mail generiert, die den Datenschutzbeauftragten darüber informiert, dass ein neues Verfahren angelegt wurde, das zur Vorabkontrolle ansteht. Die Mail enthält einen Link auf das entsprechende Verfahren. Um die Aktion ausführen zu können, muss mindestens ein Verfahren in der Ansicht ausgewählt sein.
  • Die Aktion Wieder in Bearbeitung setzen kann nur vom Datenschutzbeauftragten ausgeführt werden. Verfahren die abgeschlossen (vorabkontrolliert) sind, können nicht mehr bearbeitet und auch nicht gelöscht werden. Erst wenn der Datenschutzbeauftragte das Verfahren über diesen Befehl freigibt, ist das Dokument wieder bearbeitbar und könnte jetzt auch gelöscht werden. Um die Aktion ausführen zu können, muss mindestens ein Dokument in der Ansicht ausgewählt sein.
  • Die Aktion Verfahren löschen steht Autoren und Datenschutzbeauftragten zur Verfügung. Es können nur Verfahren, die nicht den Status "abgeschlossen" haben gelöscht werden. Um die Aktion ausführen zu können, muss mindestens ein Dokument in der Ansicht ausgewählt sein.
  • Wählen Sie Verfahren importieren, wenn Sie eine importierfähige Datei (eine sog. XML-Datei) erhalten haben, die zuvor über die Exportfunktion des elektronischen Verfahrensverzeichnisses (unter "Maskenaktionen") erzeugt wurde. Über diese Funktionen haben Sie die Möglichkeit, Verfahrensdokumente mit anderen Benutzern des elektronischen Verfahrensverzeichnisses auszutauschen, auf deren Verzeichnis Sie keinen Zugriff haben. Klicken Sie in der Importmaske auf "Durchsuchen", wählen Sie die zu importierende Datei aus Ihrem Dateisystem aus und klicken Sie anschließend auf "Import". Sie erhalten eine Mail mit einem Link auf das neue Verfahren. Sie finden es aber auch mit dem Status "Neu" in Ihrer Verfahrensansicht.
  • Mit der Aktion Aktualisieren wird die Ansicht noch einmal komplett neu vom Server geladen. Daher muss bei Auswahl dieser Aktion kein Dokument markiert sein. In Web-Anwendungen tritt manchmal das Phänomen auf, dass der Erfolg von durchgeführten Aktionen nicht immer sofort angezeigt wird. Ein Klick auf den Aktualisieren-Button schafft hier oftmals Abhilfe.


Die Maskenaktionsleiste befindet sich unterhalb einer weiteren Leiste, die Informationen für den Benutzer darüber bereit hält, für welchen Mandanten (Gkz = Gemeindekennzeichen) er gerade angemeldet ist, welche Druckvorlage diesem Verfahren zugeordnet ist und wann die aktuelle Sitzung automatisch beendet wird. Die Anwendung ist so eingestellt, dass der Benutzer nach 4 Stunden Untätigkeit im Verfahren automatisch ausgeloggt wird und sich neu anmelden muss (Sitzungsende). Alle bis dahin nicht gespeicherten Eingaben gehen dann verloren. Der Timeout-Zeitpunkt lässt sich um immer weitere 4 Stunden verlängern, sobald das Dokument gespeichert oder aktualisiert wurde (Aktion Aktualisieren). Unterhalb der Leiste mit diesen Informationen befindet sich die eigentliche Maskenaktionsleiste, die je nach vorliegender Berechtigung folgende Befehle enthält:

Die Maskenaktionen
  • Die Aktion Speichern speichert das gerade geöffnete Verfahren und steht nur Autoren und Datenschutzbeauftragten in nicht abgeschlossenen Verfahren zur Verfügung.
  • Die Aktion Speichern und Schließen speichert das gerade geöffnete Verfahren und führt den Benutzer in die Ansicht zurück. Das aktuelle Verfahren wird geschlossen. Die Aktion steht nur Autoren und Datenschutzbeauftragten in nicht abgeschlossenen Verfahren zur Verfügung. Es wird dringend empfohlen, immer über die Aktion Speichern und Schließen oder Schließen zur Ansicht zurückzukehren und nicht etwa über den Return-/Zurück-Button des Web-Browsers, da nur so sicher gestellt ist, dass das Verfahren auch ordnungsgemäß geschlossen wird und nicht im Hintergrund geöffnet bleibt.
  • Mit der Aktion Schließen kehren Sie zur Ansicht zurück. Das aktuelle Verfahren wird geschlossen. Die Aktion steht allen Benutzern zur Verfügung.
  • Mit der Aktion Speichern und Drucken speichern Sie das aktuelle Dokument und erzeugen ein druckbares PDF-Dokument mit der aktuell in der oberen Leiste angegebenen Vorlage. Wie Sie die Vorlage ändern, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Druckfunktion. In nicht bearbeitbaren Dokumenten (z.B. wenn Sie als Leser darauf zugreifen) heißt die Aktion Drucken. Der Speichervorgang ist nur bei bearbeitbaren Verfahren zwingend vorgeschaltet, um einen Wechsel der Druckvorlage zu ermöglichen. Leser können folglich die Druckvorlage nicht ändern.
  • Mit der Aktion Export können Sie das Verfahrensdokument in eine importierbare Datei (eine sog. XML-Datei) kopieren, die dann über die "Importfunktion" aus den Ansichtsaktionen in das elektronische Verfahrensverzeichnis übernommen werden kann. Über diese Funktionen haben Sie die Möglichkeit, Verfahrensdokumente mit anderen Benutzern des elektronischen Verfahrensverzeichnisses auszutauschen, auf deren Verzeichnis Sie keinen Zugriff haben. Wenn Sie auf "Export" klicken, öffnet sich je nach Konfiguration und Version Ihres Betriebssystems ein Dialog, in dem Sie festlegen können, dass die Datei gespeichert werden soll. Bei Bestätigung der Option wird die Datei im Download-Ordner Ihres Arbeitsplatzes abgelegt.

Normalansicht / Vollbildansicht

Die Normalansicht
Die Vollbildansicht

Ganz oben rechts in allen Bereichen des elektronischen Verfahrensverzeichnisses finden Sie das bereits beschriebene Feld mit Ihrem Benutzernamen und der Kommune, unter der Sie gerade angemeldet sind. Wenn Sie dieses Feld durch einfaches Anklicken der nach unten gerichteten Pfeilspitze rechts von dem Eintrag öffnen, haben Sie oberhalb der Option Abmelden noch die Möglichkeit, zwischen zwei Ansichtsarten zu wählen: der Normalansicht und der Vollbildansicht.

Für welche der beiden Darstellungsarten Sie sich entscheiden sollten, kann nicht eindeutig ausgesagt werden. Die Wahl hängt stark von der gewählten Bildschirmauflösung, der Bildschirmgröße und individuellen Neigungen ab.

Bei mittlerer Bildschirmauflösung an einem Standard-Notebook wird man vermutlich zur Vollbildansicht greifen, was einfach schon der Größe der Eingabemaske geschuldet ist. So werden Felder in der Normalansicht z.T. derart verkleinert, dass der Inhalt nicht mehr vollständig angezeigt werden kann. Im obigen Beispiel lässt sich daher der Benutzername nur in der Vollbildansicht vollständig lesen.

Das System "merkt" sich übrigens die zuletzt gewählte Ansichtsart an dem jeweiligen Arbeitsplatz und wird diese beim nächsten Aufruf automatisch auswählen.


Ansichten (Basisverfahren & Verfahrensverzeichnis Kommune)

Der "Kopf" einer Ansicht

Über Das Menü "Inhalte" haben Sie Zugriff auf zwei Verfahrensverzeichnisse: Das Basisverfahren KRZN, das Ihnen als Kopiervorlage dienen soll und das Verfahrensverzeichnis Kommune mit allen Verfahren, die für Ihre Verwaltung angelegt wurden. Auf die Aktionsleiste und den damit verbundenen Befehlsmöglichkeiten wurde im Kapitel Grundlegende Bedienelemente --> Aktionsleisten eingegangen.

Darüber hinaus haben Sie in der beiden Ansichten eine Suchfunktion. In das Suchfeld können Sie die in der Ansicht befindlichen Verfahren nach beliebigen Zeichenketten durchsuchen. Berücksichtigt werden sämtliche Eingaben, die in Feldern gemacht wurden - ausgenommen sind hochgeladene Anhänge. Die Volltextsuche findet auch Begriffe, die im Verfahren vorhanden sind, aber nicht angezeigt werden (z.B. versteckte Systemfelder). Es ist also nicht unbedingt ein Fehler, wenn Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Begriff scheinbar nicht beinhalten.

Zum Suchen eines Begriffes geben Sie das gesuchte Wort ein und drücken Sie dann den OK-Button. Bei der Suche wird der ausgewählte Ansichtsfilter berücksichtigt. Es werden maximal 200 gefundene Begriffe zurückgegeben.

Damit nach erfolgter Suche wieder alle Sätze angezeigt werden, ist der Button "Suche zurücksetzen" zu klicken. Ein einfaches Löschen des Suchbegriffs aus dem Feld reicht nicht aus!

Der Suchbegriff kann durch die Zeichen * als Platzhalter für beliebig viele Zeichen und ? als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen ergänzt werden. Für die Suche nach dem Begriff Automation reicht es nicht aus, als Suchbegriff Auto einzugeben. Verwenden Sie statt dessen die Suchanfrage Auto* oder Auto??????. Die Operatoren AND, OR und NOT verknüpfen mehrere Suchbegriffe. Die Suchanfrage Auto OR KFZ findet Verfahren, in denen die Worte Auto oder KFZ vorkommen, bei AND müssten beide Worte darin vorkommen, bei AND NOT dürfte nur Auto - nicht aber KFZ darin vorkommen usw.

Unterhalb der Suchfunktion findet sich die Funktionen Filter Status und Filter Mandanten. Wenn Sie das Feld Filter Status aufklicken, haben Sie die Möglichkeit, nur Verfahren mit einem bestimmten Status in der Ansicht anzeigen zu lassen. Durch Auswahl der Option "Alle" schalten Sie die Filterfunktion ab und es werden Verfahren aller Stati angezeigt. Sollten Sie einmal ein bestimmtes Verfahren in der Ansicht vermissen, lohnt sich meistens ein Blick auf den eingestellten Filter. Bitte beachten Sie, dass die Suchfunktion nur Verfahren des eingestellten Filters durchsucht. Beachten Sie bitte ferner, dass sich das System den zuletzt ausgewählten Filter "merkt" und beim nächsten Öffnen erneut anwendet. Einzig beim Öffnen Ihrer Hauptansicht über das Dashboard wird immer die für Ihre Berechtigung voreingestellte Filterung verwendet (siehe Kapitel Erste Schritte --> Das Dashboard)

Neben dem Filter Status finden Sie die Option Filter Mandanten. Diese ist für Benutzer des elektronischen Verfahrensverzeichnisses geeignet, die für mehrere Mandanten im Verzeichnis arbeiten (z.B. Datenschutzbeauftragte für mehrere Verwaltungen). Die Auswahl, für welchen Ihrer zugeordneten Mandanten Sie gerade arbeiten, nehmen Sie auf dem Dashboard im Bereich Aktionen vor. Standardmäßig werden Ihnen nun in der Verfahrensliste die Verfahren aller Ihnen zugeordneten Mandanten angezeigt. Sollten Sie nur die Verfahren sehen wollen, die zu dem auf dem Dashboard ausgewählten Mandanten gehören, so aktivieren Sie die Option Nur Mandant XYZ anzeigen - die Verfahren aller anderen Ihnen zugeordneten Mandanten verschwinden aus der Liste und werden erst wieder angezeigt, wenn Sie die Option deaktivieren.

Ansichten gliedern die Verfahren in tabellarischer Form. Den Spaltenüberschriften ist zu entnehmen, welche Informationen in der jeweiligen Spalte angezeigt werden.

  • In der 1. Spalte wird Ihnen der Status des Verfahrens durch ein Symbol angezeigt. Die Bedeutung der Symbole entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle:
Neu.jpg Das Verfahrensdokument hat den Status "neu". Es wurde gerade erst kopiert und bislang noch nicht bearbeitet. Das Dokument kann von Autoren und Datenschutzbeauftragten bearbeitet werden.
In Bearbeitung.jpg Das Verfahrensdokument hat den Status "in Bearbeitung". Es wird derzeit von einem Autor oder Datenschutzbeauftragten bearbeitet und wurde noch nicht dem Datenschutzbeauftragten zur Vorabkontrolle vorgelegt oder wurde vom Datenschutzbeauftragten wieder in Bearbeitung genommen, nachdem es ihm zur Vorabkontrolle vorgelegt wurde. Das Dokument kann von Autoren und Datenschutzbeauftragten bearbeitet werden.
Vorlage DschB.jpg Das Verfahrensdokument hat den Status "Vorlage beim DschB". Es wurde dem Datenschutzbeauftragten zur Vorabkontrolle vorgelegt und kann nur von Datenschutzbeauftragten bearbeitet werden.
Abgeschlossen.jpg Das Verfahrensdokument hat den Status "abgeschlossen". Es wurde vom Datenschutzbeauftragten vorabkontrolliert und kann nun von niemandem mehr bearbeitet werden. Datenschutzbeauftragte können es aber wieder in den Status "in Bearbeitung" zurücksetzen.
  • In der 2. Spalte finden Sie das Verfahrenskennzeichen und davor ein aktivierbares Kästchen, mit Hilfe dessen Sie dieses und ggf. weitere Dokumente markieren können, um bestimmte Befehle mittels der Aktionsleiste für das/die ausgewählte(n) Dokument(e) durchzuführen.
  • Die 3. Spalte enthält den Namen des Verfahrens, die 4. die Version und die 5. das Datum, seit dem das Verfahren eingesetzt wird (Einsatz ab).
  • Die 6. Spalte enthält das GKZ (Gemeindekennzeichen), für das das Verfahren angelegt wurde. Sofern Sie nicht für mehrere Kommunen/Organisationsbereiche tätig sind, werden Sie hier bei allen Verfahren den gleichen Wert vorfinden.

Sie können die Sortierung der Verfahren in der Ansicht nach Maßgabe des eingestellten Filters verändern, indem Sie auf die jeweilige Spaltenüberschrift klicken. Die neue Sortierung wirkt sich auf alle Dokumente des gewählten Filters aus - nicht nur auf die auf der jeweiligen Ansichtsseite enthaltenen.

Eine Ansichtsseite enthält immer nur höchstens 50 Verfahren. Existieren mehr Verfahren, werden diese auf mehrere Seiten zu je höchstens 50 verteilt. Sie erreichen die nicht auf der Seite enthaltenen Dokumente durch Betätigung des Pagers (siehe hierzu Kapitel Grundlegende Bedienelemente).

Verfahren anlegen & bearbeiten

In der Feldhilfe werden die einzelnen Eingabebereiche beschrieben und Tipps zur Befüllung gegeben.

Ein Teil der Eingabemaske

Es gibt zwei Wege, neue Verfahren anzulegen: Entweder erzeugen Sie eine Kopie von einem oder mehreren vorhandenen Verfahren aus dem Basisverfahren KRZN bzw. dem Verfahrensverzeichnis Kommune oder Sie erzeugen ein neues, leeres Verfahrensdokument und befüllen dieses von Grund auf neu. Ein kopiertes Verfahren erhält den Status "neu" - solange, bis es zum ersten Mal manuell abgespeichert wird. Dann erhält es den Status "in Bearbeitung". Neu angelegte Verfahren erhalten mit dem ersten Abspeichern sofort den Status "in Bearbeitung".

Es gibt in einem Verfahrensdokument nur zwei technische Pflichtfelder, ohne die ein Abspeichern des Dokumentes unmöglich ist: Dabei handelt es sich um die Felder "Kennzeichen Verfahren" und "Verfahrensname". Daher sind diese Felder auch automatisch mit kryptischen Zeichen vorbefüllt. Sie können diese Werte natürlich entfernen und die Felder mit sprechenden Inhalten füllen. Andere Felder sind aus datenschutzrechtlichen Gründen gleichwohl ebenfalls Pflichtfelder, Sie werden allerdings nicht am Speichern gehindert, wenn Sie diese leer lassen. Die Konsequenz könnte dann allerdings sein, dass der Datenschutzbeauftragte Ihnen das Verfahren zur Nachbearbeitung zurück schickt.

Die Eingabemaske untergliedert sich in den bereits oben beschriebenen Maskenkopf mit dem Menü "Inhalte" für die Navigation und Hilfe, dem Feld mit Ihrem Benutzernamen für Wechsel der Darstellungsart und zum Abmelden und der beiden Leisten zur Anzeige wichtiger Metainformationen und Ausführen von Befehlen. Unterhalb des hellblau hinterlegten Verfahrenstitels befinden sich 17 z.T. durchnummerierte Eingabebereiche, die Sie mit Hilfe der +/--Buttons zu- bzw. aufklappen können. Bei neu angelegten Verfahren sind bis auf den ersten alle Eingabebereiche zugeklappt.

Beim ersten Bereich Aktionen/Meldungen handelt es eigentlich nicht um einen zum Verfahren gehörigen Eingabebereich. Hierüber steuern Sie, mit welcher Druckvorlage dieses Verfahren ausgedruckt werden soll. Nähere Informationen zu diesem Bereich entnehmen Sie bitte dem Kapitel Druckfunktion.

Auf der rechten Seite der Eingabebereiche (außer des 1. Aktionen/Meldungen) befinden sich ebenfalls runde Buttons, die Ihnen helfen sollen, den Bearbeitungsstatus des Verfahrens nachhalten zu können. Die Befüllung dieser sehr umfangreichen Maske kann u.U. mehrere Tage in Anspruch nehmen, bis Sie alle benötigten Informationen eingeholt haben. Mittels der Bearbeitungsbuttons können Sie für jeden Eingabebereich festlegen, ob alle Eingaben abgeschlossen sind, ob noch Informationen fehlen oder ob Sie mit der Bearbeitung noch gar nicht begonnen haben. Bei neu angelegten oder kopierten Verfahren erhalten alle Eingabebereiche den gelben Bearbeitungsstatus. Werden Verfahren dem Datenschutzbeauftragten vorgelegt, ändert sich der Bearbeitungsstatus des Eingabebereiches nicht. Der Datenschutzbeauftragte findet das Verfahren vor, wie der Autor es verlassen hat. Durch einfaches Klicken auf den jeweiligen Button ändern Sie den Bearbeitungsstatus.

Folgende Buttons stehen Ihnen zur Verfügung:

Gelb.jpg
Dieser Bereich wurde noch nicht bearbeitet. Bei neu angelegten und kopierten Verfahren erhalten alle Eingabebereiche diesen Bearbeitungsstatus. Einmal geändert, kommen Sie nicht wieder auf diesen Bearbeitungsstatus zurück.
Rot.jpg
In diesem Bereich fehlen noch Informationen. Hier ist eine Nachbearbeitung notwendig. Ggf. können Autoren mit diesem Status Datenschützer darauf hinweisen, dass sie diese Bereiche nicht bearbeiten können.
Grün.jpg
Dieser Eingabebereich ist fertig bearbeitet und vollständig.

In der Feldhilfe werden die einzelnen Eingabebereiche beschrieben und Tipps zur Befüllung gegeben.

Druckfunktion

Beim Drucken wird ein PDF erzeugt, in das dann alle Informationen aus der Eingabemaske eingemischt werden. PDF-Dokumente sind nicht bearbeitbar - d.h. wenn Sie mit getätigten Eingaben nicht zufrieden sind, müssen Sie diese in der Eingabemaske verändern. Das PDF bietet diese Möglichkeit nicht. Es stellt gewissermaßen den fertigen Ausdruck dar. Sie haben allerdings nach abgeschlossener PDF-Erzeugung noch die Möglichkeit, über das Menü Datei --> Drucken Ihres PDF-Readers, einzelne Seiten vom Druck auszunehmen, deren Inhalt Sie nicht benötigen.

Gleichwohl gibt es Vorgaben des Datenschutzes, dass bei der Herausgabe von Auszügen aus dem Verfahrensverzeichnis unter bestimmten Voraussetzungen sicherheitsrelevante Teile zurückzuhalten sind. Daher werden im Bereich "Aktionen/Meldungen" der Eingabemaske zwei Vorlagen angeboten: Einmal für den vollständigen Ausdruck und einmal für den Ausdruck ohne die sicherheitsrelevanten Eingabebereiche. Die Praxis wird zeigen, ob noch weitere Vorlagen für die Arbeit benötigt werden. Autoren und Datenschutzbeauftragte können in bearbeitbaren Verfahren über das Auswahlfeld im Bereich "Aktionen/Meldungen" festlegen, mit welcher Vorlage das Verfahren ausgedruckt werden soll. Die Festlegung muss vor der Vorabkontrolle stattfinden, da in abgeschlossenen Verfahren eine Änderung der Druckvorlage nicht mehr möglich ist. Wenn Sicherheitsgründe gegen einen Ausdruck von Informationen sprechen, sollte dies im Vorfeld bekannt sein. Leser haben zu keinem Zeitpunkt die Möglichkeit, die Druckvorlage zu ändern, da dies nur in bearbeitbaren Verfahren möglich ist und Leser keine Bearbeitungsrechte besitzen.

Der Druck wird in bearbeitbaren, nicht abgeschlossenen Verfahren über die Aktion Speichern und Drucken und in abgeschlossenen bzw. von Lesern geöffneten Verfahren über die Aktion Drucken angestoßen. Das automatisch erzeugte PDF-Dokument muss dann geöffnet werden und kann über die Druckfunktion des PDF-Readers ganz oder teilweise ausgedruckt werden. Sie sollten nicht versuchen, ein Verfahren über die Druckfunktion des Web-Browsers zu drucken! Das Ergebnis wird sehr enttäuschend sein!


Workflow

Im elektronischen Verfahrensverzeichnis wurden zahlreiche Workflowfunktionen implementiert, um Ihnen das gemeinschaftliche Arbeiten mit dem System zu erleichtern. Die Funktionen orientieren sich dabei an der üblichen Arbeitsweise in der Verwaltung. Ggf. abweichende Arbeitsweisen können schlimmstenfalls dazu führen, dass man sich selber Mails zusendet, weil man z.B. Autor und Datenschutzbeauftragter in einer Person ist.

Die Anwendung geht von folgendem Workflow aus:

  • Ein Autor legt ein Verfahren an und legt es dem Datenschutzbeauftragten zur Prüfung vor, indem er das Dokument in der Ansicht markiert und die Aktion "Dem DschB vorlegen" ausführt. ---> Es wird eine Mail an den Datenschutzbeauftragten mit einem Link auf das Verfahren gesendet, die ihn darüber informiert, dass ein neues Verfahren zur Prüfung eingegangen ist.
  • Der Datenschutzbeauftragte prüft das Dokument und stößt auf fehlende oder falsche Eingaben. Er sendet das Verfahren an den Autoren zur Nachbearbeitung zurück, indem er das Verfahren in der Ansicht markiert und die Aktion "Wieder in Bearbeitung setzen" ausführt. --> Es wird eine Mail an den Autoren mit einem Link auf das Verfahren gesendet, die ihn darüber informiert, dass dieses Verfahren nun wieder zu bearbeiten ist.
  • Der Datenschutzbeauftragte prüft das Dokument, stößt auf keinerlei fehlende oder falsche Eingaben mehr, führt die Vorabkontrolle durch und schließt das Verfahren ab, indem er es in der Ansicht markiert und die Aktion "Verfahren abschließen" ausführt. --> Es wird eine Mail an alle Autoren und Leser mit einem Link auf das Verfahren gesendet, die sie darüber informiert, dass es im Verfahrensverzeichnis ein neues, abgeschlossenes Verfahren gibt.

Sollten Sie den Empfängerkreis für die automatisiert versendeten Mails einschränken wollen, kann dies administrativ vom KRZN für Sie eingerichtet werden. Wenden Sie sich hierzu bitte per Mail an evvz@krzn.de.

FAQ

Ich finde ein bestimmtes Verfahren nicht in der Ansicht. Bitte überprüfen Sie, ob Sie den Filter "Alle" ausgewählt haben.

(wird fortgeschrieben)


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